A mediados del mes de abril, DocuWare ya nos sorprendió con una nueva actualización donde incorporaban mejoras y ventajas para el usuario.

Esta vez, no nos deja indiferente y está previsto que a finales de septiembre sigan aplicando mejoras con las que el usuario pueda potenciar sus recursos con la gestión de documentos a un nivel completamente nuevo.

Entre los más destacados encontramos:

• Forms: las tablas en los formularios web facilitan la captación de datos estructurada durante el proceso de compra.
• Importación: Las partidas individuales se transfieren automáticamente desde las facturas XML a la tabla de índice visualizada del documento. 
• Gestión del flujo de trabajo:
  • Cotejo optimizado de los datos de tabla y las nuevas posibilidades de manipulación de datos dan lugar a una verificación de facturas aún más rápida y a prueba de errores de escaneado. 
  • Para la comprobación directa de partidas de facturas, se pueden utilizar hasta 20 documentos. 
  • DocuWare como opción del servicio web permite sellar facturas con «Pagado» una vez que han sido procesadas en el Software de Contabilidad. 

Para el trabajo diario con DocuWare

Filtro en la papelera

Ahora los documentos de la papelera se pueden filtrar por todas las columnas disponibles
en la lista. Esto permite procesar de un subconjunto de documentos de la papelera a la vez, y permite un acceso más rápido y sencillo a documentos concretos de la papelera.

Más comodidad y rapidez para las solicitudes

El tratamiento de las solicitudes se ha hecho más fácil y rápido, permitiendo una mejor visión general y menos pasos cuando se tiene el mismo tipo de solicitudes.

Esto tan solo es un breve resumen, si necesitas más información y todos los detalles, contacta con nuestros especialistas. Te darán todas las claves de esta nueva actualización DocuWare 7.9

La entrada Actualización DocuWare 7.9 se publicó primero en RICSOFT.

En artículos anteriores habábamos de Cómo la integración de SAP y DocuWare mejora la Eficiencia Empresarial. Este en concreto, exploraremos en profundidad qué significa para tu negocio digitalizar una factura, cómo la Ley Crea y Crece impacta en esta práctica y cómo herramientas como DocuWare y SAP Business One pueden ser tus aliados en esta transformación.

La Digitalización de Facturas

Digitalizar una factura es mucho más que simplemente reemplazar el papel por archivos electrónicos. Implica la transformación de un proceso manual y propenso a errores en un sistema automatizado y eficiente.

Al hacerlo, las empresas pueden agilizar la entrada de datos, mejorar la visibilidad de las transacciones y reducir el riesgo de pérdida de documentos.

La Ley Crea y Crece: La Nueva Era de la Digitalización

Con la implementación de la Ley Crea y Crece, la digitalización de facturas se ha vuelto un imperativo legal en muchas jurisdicciones.

La ley establece la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas, lo que hace que la adopción de la digitalización sea fundamental para cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones.

DocuWare: Transformando la Gestión Documental

Herramientas como DocuWare ofrecen soluciones integrales para la digitalización de facturas. La plataforma permite la captura, indexación y almacenamiento seguro de facturas electrónicas, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.

La automatización de flujos de trabajo y la integración con sistemas ERP como SAP Business One agilizan aún más el proceso.

SAP Business One: Eficiencia y Conformidad

La digitalización de facturas también puede estar vinculada a sistemas ERP, como SAP Business One.

Al integrar DocuWare con SAP Business One u otro ERP, las facturas electrónicas pueden ser fácilmente gestionadas y vinculadas a los registros financieros correspondientes.

Esto garantiza la coherencia de los datos y facilita la presentación de informes precisos.

Beneficios a corto plazo

La digitalización de facturas no solo cumple con los requisitos legales, sino que también aporta una serie de beneficios tangibles.

Desde la reducción de costes y la mejora de la eficiencia hasta la reducción de errores y la eliminación de la necesidad de almacenamiento físico, esta transformación tiene un impacto significativo en la gestión financiera y operativa.

Conclusión

La digitalización de facturas es un paso esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y cumplir con las normativas vigentes.

La Ley Crea y Crece ha acelerado este proceso al hacer que la digitalización sea una necesidad legal. Herramientas como DocuWare y SAP Business One pueden ser los pilares que facilitan esta transformación, permitiéndote no solo cumplir con la ley, sino también mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en tu negocio.

¿Tu empresa está preparada para la Ley Crea y Crece?

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Este artículo explora cómo la digitalización de documentos no solo agiliza la gestión de información, sino que también desempeña un papel vital en la construcción de un futuro empresarial más sostenible. Además, descubriremos cómo DocuWare, una solución líder en gestión de documentos, puede ser el catalizador que necesitas para darle un adiós definitivo al papel en tu empresa.

La Revolución de la Digitalización

La digitalización de documentos ha abierto las puertas a un mundo de eficiencia, accesibilidad y sostenibilidad.

Imagina la liberación de espacios abarrotados de archivos físicos, la capacidad de acceder a documentos en cuestión de segundos y la contribución significativa a la reducción del desperdicio de papel y la deforestación.

La Sostenibilidad como Impulso Estratégico

Los líderes empresariales de hoy comprenden la importancia de la sostenibilidad como un componente central de su estrategia.

La reducción del consumo de papel no solo beneficia al medio ambiente, sino que también puede resultar en ahorros significativos a largo plazo.

Desde una disminución en los costos de impresión hasta la mejora en la imagen de marca, abrazar la digitalización es un paso estratégico hacia un enfoque más sostenible y responsable.

DocuWare: Tu Socio en la Transformación Digital

Aquí es donde entra en juego DocuWare. Como líder en soluciones de gestión de documentos, DocuWare ofrece una plataforma integral para digitalizar, organizar y acceder a documentos de manera eficiente.

Desde la captura inicial hasta el almacenamiento y la búsqueda avanzada, DocuWare es la herramienta que transforma los procesos basados en papel en flujos de trabajo digitales perfectos.

Los Beneficios de DocuWare en la Adopción de la Digitalización

• Mayor Eficiencia: Los documentos digitales se pueden buscar, compartir y almacenar sin esfuerzo, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad de tu equipo.
• Accesibilidad Remota: Accede a documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que es crucial para líderes que necesitan información inmediata para tomar decisiones estratégicas.
• Sostenibilidad Aumentada: DocuWare no solo elimina la necesidad de papel, sino que también reduce el uso de recursos y la energía necesaria para la gestión física de documentos.
• Cumplimiento y Seguridad: La plataforma asegura que la información confidencial esté protegida y cumpla con los estándares de cumplimiento de la industria.

La digitalización de documentos es más que una tendencia; es un paso fundamental hacia un futuro empresarial más sostenible y eficiente.

Al decir adiós al papel, estás abriendo la puerta a un mundo de posibilidades en términos de eficiencia, ahorro de costos y contribución al medio ambiente.

DocuWare se presenta como la solución perfecta para esta transformación, permitiendo a los CFO y CEO’s liderar con el ejemplo en la construcción de un futuro empresarial más sostenible y exitoso.

Si aún así tu empresa necesita seguir imprimiendo documentos esenciales, te invitamos a leer este artículo sobre la impresión sostenible en las Empresas.

La entrada Transformación Sostenible: Digitalización de Documentos se publicó primero en RICSOFT.

Esta transformación no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también tiene un impacto significativo en la sostenibilidad y en la mejora de la experiencia del huésped.

La digitalización en el sector hotelero no es solo una tendencia; es una necesidad que abre un mundo de oportunidades.

Al adoptar soluciones tecnológicas avanzadas, los hoteles pueden optimizar sus procesos internos, mejorar la experiencia del cliente y fortalecer sus prácticas de sostenibilidad.

Los beneficios de la Transformación Digital en el Sector Hotelero

1. Eficiencia Operativa: La automatización de procesos como la gestión de reservas, el check-in y check-out, y la administración de la facturación. Agiliza las operaciones diarias y libera tiempo para enfocarse en ofrecer experiencias excepcionales.
2. Experiencia del Cliente Personalizada: La recopilación de datos de los huéspedes a través de sistemas digitales permite una personalización precisa de servicios, desde preferencias de habitación hasta recomendaciones gastronómicas.
3. Mayor Sostenibilidad: La reducción de papel y el uso eficiente de recursos a través de la digitalización se alinean con las prácticas sostenibles y generan ahorros en costos.
4. Gestión de Datos Eficiente: La centralización de datos y documentos en plataformas como DocuWare facilita el acceso rápido y seguro, lo que mejora la toma de decisiones y la colaboración.

¿Cómo aplica la transformación digital en la Industria Hotelera?

Un ejemplo convincente de la transformación digital en el sector hotelero es la adopción de la plataforma DocuWare.

Esta solución proporciona una gestión de documentos electrónicos que simplifica las tareas administrativas y reduce la dependencia del papel.

Los directores pueden apreciar cómo la implementación de DocuWare agiliza la facturación, la gestión de contratos y la administración de recursos humanos, al tiempo que contribuye a la sostenibilidad al reducir la impresión y el almacenamiento físico.

¿Conoces otro componente esencial en la Transformación Digital?

Otro componente esencial en la transformación digital es la implementación de firmas digitales, como RICSigner, para agilizar la firma de documentos y contratos.

Un hotel líder implementó RICSigner para garantizar la validez legal de las transacciones y la seguridad de los datos de los huéspedes. El resultado fue una mejora en la eficiencia de los procesos y una mayor confianza en la seguridad de la información.

La Transformación digital no es solo un cambio tecnológico, sino una evolución en la forma en que los hoteles interactúan con sus huéspedes y operan internamente.

La adopción de soluciones como DocuWare y RICSigner son pasos decisivos hacia un futuro más ágil y sostenible en el sector.

¿Quieres hablar con nuestros expertos en Transformación Digital?

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La Oficina en la Palma de tu Mano

DocuWare es una solución de gestión documental en la nube que permite a los usuarios acceder a sus documentos de forma segura desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.

Olvídate de cargar con carpetas abultadas de papeles o depender de una oficina física para acceder a información vital.

Con DocuWare , todos tus documentos importantes, desde contratos hasta reportes y facturas, estarán al alcance de tu mano en tu smartphone, ordenador portátil o tablet.

Durante tus vacaciones, la posibilidad de acceder a tus documentos en la nube te brinda una tranquilidad invaluable.

Si surge alguna emergencia o necesitas revisar información relevante para tomar decisiones importantes, DocuWare te permite hacerlo sin esfuerzo.

Además, su seguridad avanzada garantiza que tus documentos estén protegidos y sean accesibles solo para aquellos autorizados.

Firma Documentos en Cualquier Lugar

Las firmas de documentos son una tarea común en el mundo laboral, pero durante las vacaciones, puede ser complicado encontrar un lugar físico para firmar contratos o acuerdos importantes. RICSigner, una solución de firma digital, cambia por completo esta dinámica.

Con RICSigner, puedes firmar documentos de manera legal y segura desde tu dispositivo móvil o tablet, sin importar dónde te encuentres.

Esta herramienta no solo acelera los procesos de negocios, sino que también te permite mantener tu productividad sin interrupciones.

Imagina tener la capacidad de cerrar acuerdos o validar documentos importantes mientras te relajas en la playa o disfrutas de la naturaleza en un paraje exótico.

Disfruta de unas Vacaciones Relajadas

Con Docuware y RICSigner, la gestión empresarial se convierte en una tarea más sencilla y cómoda, liberándote de la ansiedad y el estrés que a menudo acompaña a los asuntos laborales durante las vacaciones.

Aprovecha al máximo tus días de descanso y desconexión, sabiendo que tienes el control y la capacidad de acceder y firmar documentos de manera segura y eficiente.

Estas soluciones de software no solo mejoran la productividad durante el viaje, sino que también te brindan la tranquilidad de que puedes responder a asuntos importantes si es necesario, sin sacrificar tu bienestar y tiempo de ocio.

Con DocuWare y RICSigner tus vacaciones serán mucho más relajadas y disfrutarás de la tranquilidad de estar siempre conectado con lo que es importante para ti y tu negocio.

En RICSOFT, sabemos que tus vacaciones son valiosas y que la gestión empresarial no debería ser una preocupación en este tiempo.

Nuestras soluciones de software, como DocuWare y RICSigner, están diseñadas para mejorar tu experiencia durante tus viajes y ayudarte a disfrutar de unas vacaciones libres de estrés.

Contáctanos para obtener más información sobre cómo nuestras soluciones pueden hacer que tus días de descanso sean aún más placenteros y productivos.

La entrada Soluciones de Software para Viajar con Menos Estrés se publicó primero en RICSOFT.

Desde la gestión documental hasta las firmas digitales y el soporte de atención al cliente, estas soluciones te ayudarán a mantener todo bajo control sin importar dónde te encuentres.

1. Docuware: Organiza tus documentos de manera inteligente

Mantener un flujo de trabajo eficiente durante las vacaciones es posible con DocuWare. Esta solución de gestión documental te permite digitalizar, almacenar y organizar tus documentos de forma segura en la nube.

Accede a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando la colaboración con tu equipo mientras disfrutas de tu tiempo libre. ¡Adiós a los montones de papeles y carpetas desordenadas!

2. Firmas digitales con RICSigner: Firma contratos desde tu smartphone

Firmar contratos o acuerdos importantes mientras estás de vacaciones ya no será un obstáculo. RICSigner te ofrece la posibilidad de firmar digitalmente documentos desde tu smartphone o tablet de manera legal y segura.

No pierdas tiempo en enviar documentos físicos por correo y agiliza tus procesos de negocios sin interrupciones.

3. Okticket: Ofrece soporte al cliente sin interrupciones

¿Te preocupa llegar de vacaciones y tener muchos tickets de gastos de trabajadores que han tenido que hacer uso de la tarjeta de empresa?

Con Okticket podrás gestionar esos recibos en formato digital, para cuando llegue el responsable, pueda validarlos y revisarlos con tan solo un click, o incluso si te encuentras en una playa paradisíaca.

4. Soluciones de comunicación interna: Permanece conectado con tu equipo

Para un trabajo en equipo eficaz, es esencial contar con herramientas de comunicación interna.

Apuesta por aplicaciones como DocuWare o Microsoft Teams para mantener la colaboración y la interacción con tu equipo, sin importar dónde estén cada uno de sus miembros.

Comparte archivos, resuelve dudas y sigue adelante con tus proyectos mientras disfrutas de tu tiempo libre.

Además, si ya trabajas con ambas herramientas, con la última actualización 7.8. de DocuWare permite compartir y almacenar documentos compartidos en teams para que quede todo centralizado en un único gestor documental y resulte más accesible y fácil encontrar la información.

5. Soluciones de videoconferencia: Reuniones virtuales desde cualquier lugar

Si necesitas mantener reuniones importantes con tu equipo o clientes mientras estás fuera, las soluciones de videoconferencia son tu mejor aliado.

Plataformas como Zoom, Teams o Google Meet te permiten realizar reuniones virtuales con facilidad y efectividad, asegurando que todos estén en sintonía, sin importar la distancia.

Con estas 5 herramientas y soluciones de software , estarás preparado para mantener la productividad en tu negocio mientras disfrutas de unas vacaciones bien merecidas.

Ahora puedes estar en la playa, en la montaña o en cualquier lugar del mundo, mientras mantienes tu negocio en marcha de manera eficiente.

¿Qué esperas para probar estas soluciones y disfrutar de unas vacaciones más relajadas y productivas? ¡El éxito de tu empresa y tu bienestar personal te lo agradecerán!

La entrada 5 Soluciones para Mantener la Productividad se publicó primero en RICSOFT.

Estas plataformas ofrecen funcionalidades avanzadas que permiten optimizar y simplificar el proceso de gestión de albaranes.

Eficiencia y Ahorro de tiempo

La automatización en la gestión de albaranes con DocuWare y RICSoft Logístics permite un procesamiento rápido y eficiente de los documentos.

Los albaranes en papel se digitalizan y almacenan en una plataforma centralizada, lo que elimina la necesidad de buscar y archivar físicamente documentos.

Además, se reducen los errores manuales, se agiliza la validación y aprobación de los albaranes, y se aceleran los tiempos de respuesta, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo y una mayor eficiencia operativa.

Mayor precisión y reducción de errores manuales

La automatización elimina la posibilidad de errores humanos inherentes al proceso manual de gestión de albaranes.

Con DocuWare los datos se capturan de forma precisa y se validan automáticamente, lo que minimiza la posibilidad de errores de ingreso o cálculo.

Esto garantiza la integridad de la información y evita costosos errores en la facturación, la entrega y la contabilidad.

Acceso y almacenamiento centralizado de la información

DocuWare permite almacenar los albaranes digitalizados en una plataforma centralizada y segura.

Esto significa que los documentos pueden ser accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet.

La gestión de albaranes se vuelve más ágil, ya que se pueden realizar búsquedas, filtros y consultas de forma instantánea.

Además, se reducen los riesgos de pérdida y duplicados, lo que ofrece una mayor tranquilidad y seguridad en la gestión de la información.

Flujos de trabajo personalizados, adaptados a la manera de trabajar de tu empresa

Ambas soluciones, DocuWare y RICSoft Logístics ofrecen la posibilidad de configurar flujos de trabajo personalizados para la gestión de albaranes.

Esto permite establecer reglas y procesos específicos que se ajusten a las necesidades de cada empresa.

Por ejemplo, se pueden establecer aprobaciones jerárquicas, notificaciones automáticas o rutas de validación específicas.

Estos flujos de trabajo automatizados aseguran una mayor consistencia, eficiencia y trazabilidad en el proceso de gestión de albaranes.

Integración natural a tus sistemas actuales

Tanto DocuWare como el portal RICSoft Logístics se integran fácilmente con sistemas existentes, como sistemas de gestión empresarial, como ERP y firmas digitales.

Esta integración permite una transferencia fluida de datos entre las diferentes plataformas, eliminando la necesidad de introducción manual de información y reduciendo la duplicación de tareas.

La automatización y la sincronización de datos entre los sistemas garantizan una mayor precisión y coherencia en toda la cadena de suministro.

La entrada Gestión de Albaranes con DocuWare y RICSoft se publicó primero en RICSOFT.

La Ley Crea y Crece es una iniciativa del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que contempla medidas para la transformación digital de la economía entre otros objetivos.

Objetivos de esta nueva Ley de facturas electrónicas

Esta nueva ley se aprobó a finales de septiembre de 2022 con la finalidad de facilitar la creación nuevas empresas, facilitar su financiación y evitar la morosidad de las empresas. 

La Ley Crea y Crece es una legislación que busca mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión empresarial, mediante la promoción del uso de tecnologías digitales. Entre otras cosas pretende digitalizar todo el proceso administrativo para la creación de una empresa, con el objetivo que se pueda realizar 100% en formato digital.

Pero una de las medidas que afectará a las empresas existentes es la obligatoriedad para emitir y recibir facturas electrónicas, con el objetivo de reducir la evasión fiscal y fomentar la formalidad en la economía.

El objetivo es que las empresas que generan mayores ingresos sean las primeras en adoptar esta modalidad de facturación, para que, paulatinamente, todas las empresas adopten esta práctica.

Se estima que la implementación de esta ley sea un proceso gradual, en el cual se han establecido diversas etapas para que las empresas vayan adaptándose a las nuevas disposiciones.

¿Qué beneficios puede obtener la empresa con este cambio?

El uso de facturas electrónicas ofrece diversas ventajas para las empresas y para el Estado, entre las cuales destacan las siguientes:

1. Reducción de costes en varios conceptos: la emisión y el almacenamiento de facturas electrónicas es más económico que la emisión y almacenamiento de facturas impresas, ya que no requiere de la compra de papel, tinta, impresoras, ni de espacio físico para el almacenamiento.
2. Agilidad en la gestión: la emisión y recepción de facturas electrónicas se realiza de forma inmediata y en línea, lo que permite una gestión más ágil y eficiente de la documentación.
3. Mejora de la transparencia: la facturación electrónica permite una mayor trazabilidad de las transacciones comerciales, lo que facilita la detección de posibles irregularidades y contribuye a la reducción de la evasión fiscal.
4. Contribución al medio ambiente: la emisión de facturas electrónicas implica una reducción en el consumo de papel y, por tanto, una menor emisión de residuos.

¿Qué deben hacer las Empresas y Autónomos?

En esencia, establece que las empresas deben migrar sus sistemas de facturación a soluciones cloud para emitir facturas electrónicas.

1. Las facturas electrónicas deben ser emitidas mediante un proveedor autorizado por la Agencia Tributaria AEAT.
2. Las facturas electrónicas emitidas deberán estar comunicadas a través de faceb2b.
3. Las empresas deben conservar las facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como la documentación que respalde la transacción comercial, por un periodo de 5 años.
4. Las empresas que no cumplan con la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas pueden ser sancionadas por la autoridad fiscal.

¿Cómo puedes Certificar tus facturas y adaptarte a esta nueva ley?

Desde RICSOFT llevamos más de 16 años digitalizando procesos y automatizando recursos empresariales de todo tipo.

Estamos especializados en la implementación de Soluciones Documentales, homologadas por la AEAT, y además contamos con soluciones que te pueden ayudar a simplificar todo esto proceso. Para que el proceso de certificación y formato xml de la factura, se haga de manera automatizada y puedas seguir utilizando tus soluciones financieras existentes.

¿Quieres saber si tu empresa está preparada para esta nueva Ley?

Habla hoy mismo con nuestros especialistas. Te darán las claves para digitalizar y certificar todas tus facturas electrónicas.

Datos de interés: BOE-A-2012-14696

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Un evento exclusivo para socios y expertos en transformación digital donde tenemos la oportunidad de conocer las últimas novedades y hacer Networking con otros profesionales del sector.

Durante el evento, RICSOFT fue galardonada con dos importantes premios: el Customer Service Champion y el Diamond Club Member.

Por quinto año consecutivo estamos emocionados de anunciar que nos mantenemos en la categoría selecta del club Diamond Club Member.

Un reconocimiento que refleja el trabajo excelente como expertos en implantación de la solución DocuWare de la zona EMEA.

El Customer Service Champion es un premio que reconoce el compromiso de RICSOFT con la excelencia en el servicio al cliente. Este premio es otorgado a las empresas que han demostrado una dedicación excepcional en la atención al cliente y en la satisfacción del cliente.

El Diamond Club Member es un reconocimiento especial para los partners de Docuware que han alcanzado el mayor nivel de ventas y éxito en el mercado.

¡GRACIAS!

Desde RIC, queremos agradecer a nuestros clientes por confiar en nosotros y permitirnos ayudarles en su proceso de transformación digital y automatización de procesos empresariales. 

Este reconocimiento es para ellos, y para nuestro equipo, que trabaja incansablemente para ofrecer un servicio excepcional a nuestros clientes.

Desde RIC, nos enorgullecemos de implementar soluciones de vanguardia para nuestros clientes, y DocuWare ha sido una pieza clave en este proceso.

¡Gracias a nuestro equipo y a DocuWare por hacer esto posible!

La entrada RICSOFT viaja a Berlín para asistir al evento DocuWorld se publicó primero en RICSOFT.

1. Características Principales de la versión 7.8.
   • Conexión de DocuWare a Microsoft Teams
   • Papelera: Restaurar documentos por su cuenta
   • Cálculo de contenido de los campos de los formularios
2. DocuWare para el Trabajo diario
   • Tablas de índice para la APP de DocuWare
   • Términos de búsqueda de texto completo resaltados en el Visor para las integraciones
   • Idiomas

1.Catacterísticas principales de esta versión 7.8.

1.1. Conexión de DocuWare a Microsoft Teams

La integración nativa de Microsoft Teams en DocuWare ya está disponible para los clientes que tengan un sistema de DocuWare in situ.

¿Cuándo resulta útil?

• En este caso, puede archivar los documentos de forma segura en DocuWare mientras la reunión aún está en curso, de modo que todos los empleados autorizados puedan acceder a ellos.

• Puede archivar la oferta de un proveedor y ponerla a disposición del grupo del proyecto en Microsoft Teams mediante un vínculo de DocuWare.

Ventajas:

• Los documentos son fáciles de encontrar, incluso en contexto con otros documentos empresariales, en lugar de estar dispersos en chats y mensajes de canal
• Los documentos compartidos en Teams quedan archivados para su consulta en auditorías.
• No es necesario que salga de DocuWare para compartir documentos
• Los documentos compartidos a través del vínculo permanecen protegidos en Microsoft Teams por los permisos definidos en DocuWare

Una integración muy necesaria para que todos los documentos comparticos en chats y canales de origen Teams, queden centralizados en un único Gestor Documental.

1.2. Papelera: Restaurar documentos por su cuenta

Esto permite a los usuarios y administradores recuperar fácilmente los documentos si se eliminan por accidente.

La papelera se utiliza como destino en todas las operaciones de eliminación: tanto en la bandeja como en el archivador, tanto en operaciones manuales como automatizadas, lo que también incluye las políticas de eliminación.

De este modo, solo se puede acceder a los documentos eliminados desde la papelera y quedan excluidos de las búsquedas, los flujos de trabajo y los procesos automatizados.

¿Cuándo resulta útil?

Un usuario ha eliminado accidentalmente un documento en DocuWare. Con uno par de clics, o bien por una política de eliminación mal configurada ha eliminado demasiados documentos de un archivador.

Ventajas:

• Autoservicio y recuperación inmediata de documentos eliminados accidentalmente por el usuario.
• Con DocuWare Cloud, se pueden restaurar documentos sin ayuda del servicio de asistencia de DocuWare y, en el caso de las versiones in situ, sin necesidad de acceder a la copia de seguridad local del cliente.
• Más seguridad para los documentos de la bandeja, cuya eliminación no puede impedirse mediante el control de derechos.

1.3. Cálculo de contenido de los campos de los formularios

Ahora puede guardar un cálculo automático para los campos numéricos de los formularios. Por ejemplo, puede sumar las entradas de los usuarios en otros campos y mostrar el total en un campo adicional de solo lectura.

¿Cuándo resulta útil?

• En un formulario de gastos de viaje, el empleado introduce el número de kilómetros recorridos. Otro campo le muestra inmediatamente el importe del reembolso que puede esperar. En segundo plano, el número de kilómetros introducido se multiplica por el importe de reembolso por cada kilómetro como valor fijo.
• Además, el empleado introduce los importes de otros gastos en los que ha incurrido durante el viaje de negocios.
• El total general también se transfiere a un campo de índice para que esté disponible directamente para su procesamiento posterior. En el flujo de trabajo, por ejemplo, la solicitud de reembolso puede enviarse a dos personas para su aprobación una vez alcanzado un determinado importe.

Ventajas:

• Puede utilizar entradas numéricas para otros cálculos al rellenar el formulario.
• Más inteligencia para los formularios.
• Se evita la posibilidad de errores humanos en los cálculos, lo que puede ahorrarle un tiempo muy valioso al personal.
• Procesamiento posterior más rápido de los documentos (solicitudes, etc.), ya que los valores calculados se utilizan como entradas de índice.

2. DocuWare para el Trabajo diario

2.1. Tablas de índice para la APP de DocuWare

La actualización más reciente de la aplicación DocuWare admite tablas de índice en dispositivos móviles. Las entradas de índice de los campos de tipo tabla pueden visualizarse y modificarse. Se pueden eliminar las filas existentes de las tablas de índice y añadir filas nuevas.

2.2. Términos de búsqueda de texto completo resaltados en el Visor para las integraciones

Reconocimiento inmediato de los términos de búsqueda en los documentos, además de tener la capacidad de saltar de un término a otro.

2.3. Idiomas

Ya disponible en 24 idiomas. incorporándose el idioma esloveno y vietnamita.

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