En artículos anteriores habábamos de Cómo la integración de SAP y DocuWare mejora la Eficiencia Empresarial. Este en concreto, exploraremos en profundidad qué significa para tu negocio digitalizar una factura, cómo la Ley Crea y Crece impacta en esta práctica y cómo herramientas como DocuWare y SAP Business One pueden ser tus aliados en esta transformación.

La Digitalización de Facturas

Digitalizar una factura es mucho más que simplemente reemplazar el papel por archivos electrónicos. Implica la transformación de un proceso manual y propenso a errores en un sistema automatizado y eficiente.

Al hacerlo, las empresas pueden agilizar la entrada de datos, mejorar la visibilidad de las transacciones y reducir el riesgo de pérdida de documentos.

La Ley Crea y Crece: La Nueva Era de la Digitalización

Con la implementación de la Ley Crea y Crece, la digitalización de facturas se ha vuelto un imperativo legal en muchas jurisdicciones.

La ley establece la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas, lo que hace que la adopción de la digitalización sea fundamental para cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones.

DocuWare: Transformando la Gestión Documental

Herramientas como DocuWare ofrecen soluciones integrales para la digitalización de facturas. La plataforma permite la captura, indexación y almacenamiento seguro de facturas electrónicas, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.

La automatización de flujos de trabajo y la integración con sistemas ERP como SAP Business One agilizan aún más el proceso.

SAP Business One: Eficiencia y Conformidad

La digitalización de facturas también puede estar vinculada a sistemas ERP, como SAP Business One.

Al integrar DocuWare con SAP Business One u otro ERP, las facturas electrónicas pueden ser fácilmente gestionadas y vinculadas a los registros financieros correspondientes.

Esto garantiza la coherencia de los datos y facilita la presentación de informes precisos.

Beneficios a corto plazo

La digitalización de facturas no solo cumple con los requisitos legales, sino que también aporta una serie de beneficios tangibles.

Desde la reducción de costes y la mejora de la eficiencia hasta la reducción de errores y la eliminación de la necesidad de almacenamiento físico, esta transformación tiene un impacto significativo en la gestión financiera y operativa.

Conclusión

La digitalización de facturas es un paso esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y cumplir con las normativas vigentes.

La Ley Crea y Crece ha acelerado este proceso al hacer que la digitalización sea una necesidad legal. Herramientas como DocuWare y SAP Business One pueden ser los pilares que facilitan esta transformación, permitiéndote no solo cumplir con la ley, sino también mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en tu negocio.

¿Tu empresa está preparada para la Ley Crea y Crece?

La entrada Digitalización de Facturas según la Ley Crea y Crece se publicó primero en RICSOFT.

En RIC.SOFT tenemos amplia experiencia en la gestión de procesos empresariales y uno de los más habituales suele ser el de la gestión de facturas, sean de salida o entrada.

Una factura de salida no suele ser un problema documental para la empresa que la emite, pero sí que puede representar un problema para la empresa que la recibe ya que ésta no se basa en un estándar y cada una de ellas difiere en su aspecto incluso formato.

Es decir, la factura no es estructurada y no son todas iguales. Sabemos entonces que una factura no es más que un justificante por la entrega de unos bienes o por unos servicios prestados.

La incorporación del mundo digital nos ha llevado a la factura electrónica y cada vez son más las empresas que implantan esta tecnología, unas por la evolución de sus sistemas y otras forzadas por las mejoras y requerimientos de otras.

Entonces, ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica no es más que la equivalencia a una factura tradicional.

Cabe destacar que la emisión de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario, por tanto, es una alternativa legal a la tradicional en papel.

Su legalidad es la misma, pero requiere de una configuración especial y una serie de información obligatoria.

Toda esta información se detalla en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, BOE-A-2012-14696. En el decreto se habla concretamente de expedición, tipos de factura, contenido, plazos, conservación y otros puntos que por menores que sean no se pueden obviar.

La autenticidad y la integridad de una factura se basan en general mediante una firma electrónica, por un intercambio electrónico de datos EDI y por los controles de auditoria habituales.

Tipos de facturas

Existen dos tipos de facturas electrónicas, las estructuradas y las no estructuradas. 

La diferencia de ambas está en que la factura estructurada facilita su tratamiento automatizado mientras que la no estructurada se basa más en un reconocimiento de la misma por sistemas OCR.

A) Facturas estructuradas

Los datos que contienen se generan automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y se tratan de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos son los que utilizan el lenguaje XML como UBL o Facturae.

B) Facturas no estructuradas

Se trata de una imagen de la factura tradicional en formato electrónico pero que incluye la firma digital acreditativa del emisor. Su automatización se efectúa mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En su absoluta mayoría las facturas tienen un formato PDF.

¿Podemos automatizar el proceso de contabilización

¡Sí! En RIC·SOFT tenemos amplia experiencia en la automatización de procesos, es decir, en la contabilización automática de facturas y todo esto mediante el uso de nuestro Gestor Documental combinado con el ERP de cada cliente.

En este vídeo podemos ver una demostración, de cómo automatizar un proceso de contabilización, utilizando un Gestor Documental como Docuware y el ERP de SAP.

Somos especialistas en el tratamiento automatizado de la información.

Una de nuestras especialidades está en centralizar la documentación en un único repositorio de datos y que este sea accesible para los usuarios desde su ERP, de esta manera, toda la documentación se encuentra relacionada.

No dudes en contactar con nosotros, seguro que podemos ayudarte y mejorar tus procesos de negocio.

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