Poder encontrar la información que deseas con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Es por eso que en este artículo te daremos 7 razones por las que deberías empezar un proyecto de digitalización.
¿Por qué debo embarcarme en un proyecto de digitalización?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar.
Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Pero, …
¿Qué hay que considerar antes de digitalizar documentos?
¿Y después?
¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
¿Es relevante digitalizar documentos?
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero.
¡No lo pospongas más!
Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año, aunque el proyecto puede avanzar de forma paralela entre el escaneo de históricos con el de diario hasta su total convergencia.
Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa.
Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.
Caso real…
Imagine una empresa con los departamentos de administración y contabilidad llenos de archivadores repletos de documentación en formato papel, comercial con un sinfín de papeles de propuestas, ofertas, correos de ida y vuelta con los clientes y aún más importante con los potenciales.
Cierto, la reflexión es la correcta. ¡¡¡Pero si están reflejando mi propia empresa!!!
Bien cierto es que actualmente las empresas disponen de un sistema de gestión ERP y más que probablemente un sistema de relación con los terceros CRM que contienen toda esta información.
¡Ah! Pero en formato dato, no en formato original con anotaciones a mano, marcas, números de registro, etc.
En ciertas ocasiones será necesario consultar dicha información, en este caso, tener la información digitalizada y posteriormente organizada puede suponer una gran ventaja que implique aportar una respuesta más rápida a los clientes o generar informes más completos que nos llevaran a tomar decisiones correctas en el tiempo adecuado.
Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos.
Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
7 Razones por las que deberías empezar un proyecto de Digitalización
- Espacio y eficiencia, ya lo hemos expuesto a modo introductorio a estos porqués y su eficiencia está más que demostrada y directamente proporcional a la calidad y rapidez en la búsqueda de información, tanto por metadatos como por contenidos.
- Seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
- Movilidad: Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
- Compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.
- Costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento y no menos importante el propio coste del espacio, un espacio que no aporta ningún valor añadido a la compañía.
- Deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
- Ecologismo: La concienciación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
Será posible también realizar mejoras a la imagen procedente de la digitalización de documentos.
Esto permitirá obtener una mayor calidad de la información, mayor eficiencia en las diversas acciones de los colaboradores de la compañía, mayor seguridad a gerencia y una visibilidad más “limpia” de la compañía en el mercado.
¿Quieres saber más?
Si estas 7 razones no han sido suficientes para animarte a empezar tu proyecto de digitalización, puedes hablar con uno de nuestros especialistas.
¿Quieres hablar con un consultor digital?
El equipo de consultores digitales que dispone RIC.SOFT ayuda a las compañías a definir circuitos, formatos, espacios, bandejas, formas y maneras para que el proyecto de digitalización de una empresa sea progresivo, relajado y se integre en el día a día de los empleados de forma progresiva sin brusquedades.
Garantizamos el éxito de un proyecto de esta índole.