Con sólo una jornada laboral, una empresa puede generar un volumen de información realmente importante y toda ella de diferente índole.
La información llega por diferentes canales y se clasifica en diferentes repositorios. Papeles, archivos digitales y correo electrónico son los documentos más relevantes y mayoritarios.
Todos ellos, tienden a tener su relación entre ellos y se suelen clasificar en diferentes repositorios y en ocasiones, estos se duplican o se almacenan de manera incorrecta.
¿Lo podemos mejorar para aumentar el rendimiento de RRHH?
Expuesto de esta manera, entendemos que la implicación digital de la empresa puede mejorar. La diversidad de archivo implica a la descentralización de este y en consecuencia a su continuo acceso para consultas repetitivas por lo que requiere un tiempo y puede ser optimizado.
Las empresas no solo deben mejorar procesos empresariales, también deben optimizar el tiempo que emplean para estos.
Todos los departamentos tienen sus procesos, ¿Pero cual es el de RRHH?
Unos se basan sobre documentos y otros sobre circuitos de aprobación o autorización.
En el caso de un departamento de RRHH tenemos la combinación de ambos y la propia del registro de información.
La singularidad de este departamento se encuentra normalmente en su ubicación. Normalmente se encuentra la sede central de cada empresa y esto implica que las delegaciones deben de comunicar y traspasar todo tipo de petición esperando su respuesta.
¿Cómo sería un proceso de solicitud de un día libre?
Una muestra clara de cómo funciona un proceso está en la solicitud por ejemplo de un permiso de una jornada de libre disposición de un empleado.
El proceso se inicia por parte del empleado para solicitar el permiso a su responsable y lo hace mediante un formulario en papel y establecido por la empresa, este formulario es revisado por su supervisor quien debe de averiguar si tal ausencia puede o no ser cubierta.
Aquí se establece un inicio de negociación en la delegación, pero quien autoriza realmente la solicitud, es la central.
Para ello, una vez aceptada por la delegación, la solicitud, se deposita en el correo interno con destino a RRHH.
Lo normal es que esta petición se atienda al siguiente día hábil, pero no siempre es así. Esta solicitud puede ser aprobada o rechazada lo que implica un comunicado a la delegación y al empleado.
La respuesta puede ser efectuada sobre el mismo formulario o con una comunicación escrita o digital, el caso está en que se han generado unos documentos y estos deben clasificarse y relacionarse con el empleado.
Es evidente que el tiempo de respuesta sobre esta petición puede variar según empresa y es aquí donde la gestión del proceso puede optimizarse. Desde RICSOFT tenemos la solución digital que se ajusta a cada tipo de proceso.
¿Te ha parecido un proceso largo y pesado de leer? Sigue leyendo para saber como lo podemos simplificar.
¿Cómo podemos simplificar todo este proceso?
Para este caso expuesto un simple circuito de aprobación basado en un formulario digital puede ser rellenado y escalado al responsable mediante un circuito de aprobación.
De ser aceptado, se escala al Dpto. RRHH donde al instante aparece una nueva tarea digital pendiente de ser atendida mediante un dispositivo digital.
Su aprobación genera respuesta automática al responsable y usuario quedando el documento clasificado en el registro por número de empleado o DNI y por su tipología.
Si haces esto, podrás aumentar el rendimiento del departamento de RRHH sin esfuerzo.
En RICSOFT tenemos amplia experiencia en el ámbito de RRHH. Gracias a un proceso consultor y con el debido análisis proponemos la mejor solución a cada proceso empresarial.
Nuestro objetivo está en la reducción de tiempos de respuesta, en la clasificación automática de la información y a un acceso seguro a la misma.
De todo ello, tal vez pienses que esto es un rollo, que ya somos lo bastante eficientes y armoniosos.
Yo no dejo de pensar cómo trabajan las personas en el día a día en su trabajo, de cómo gestionan sus procesos, de cómo podríamos mejorar estos si tuvieran mejor planificación o una manera de hacer diferente.
Queremos conocerte y charlar del tema, ¿te animas?
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