Si ampliamos un poco más las funciones de la plataforma de DocuWare, podremos ver que no solo nos servirá para almacenar la información en formato digital, si no que además, podremos crear flujos de trabajo para automatizar distintos departamentos.
En este artículo en concreto hablaremos cómo DocuWare gestiona las nóminas y vacaciones de los trabajadores.
Gestión de Nóminas desde DocuWare
Para la gestión de nóminas, DocuWare permite almacenar y organizar los documentos relacionados con las nóminas de los empleados, como los contratos de trabajo, los recibos de pago y las declaraciones de impuestos.
Los documentos se pueden escanear y subir a la plataforma, y se pueden organizar en carpetas específicas para cada empleado.
Además, se pueden establecer permisos de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver los documentos.
¿Cómo sería un proceso automátizado de nóminas con apunte contable?
En este ejemplo expondremos el caso de una empresa que le gestiona la parte nóminas una gestoría, donde cada mes envían un único PDF con todas las nóminas de todos los empleados de una empresa.
- La empresa recepciona el PDF de la gestoría con todas las nóminas de todos los trabajadores en un único documento PDF.
- Este PDF sube a la plataforma DocuWare, donde se hospeda en una carpeta de supervisión
- Docuware realiza automáticamente la extracción de todas las nóminas, con el reconocimiento del nombre, email, teléfono, etc.)
- Reconoce mediante su tecnología OCR toda la información completa de cada trabajador
- Certificaría la nómina antes de ser enviada
- Realizaría el envío automatizado de la nómina a cada trabajador vía email.
- Posteriorment, DocuWare enviaría los datos al ERP del cliente para a generación del apunte contable.
Gestionar las vacaciones de todos los trabajadores de la empresa
En cuanto a la gestión de vacaciones, DocuWare puede automatizar el proceso de solicitud y aprobación de vacaciones.
Los empleados pueden enviar solicitudes de vacaciones a través de la plataforma, que luego se envían automáticamente al supervisor o gerente correspondiente para su aprobación o rechazo.
Una vez aprobada la solicitud, se puede registrar la información en el sistema y se puede generar automáticamente un correo electrónico para notificar al empleado de que la solicitud ha sido aprobada.
Comparativa Solicitud manual vs Solicitud proceso digitalizado:
Una vez más vemos como DocuWare es una herramienta muy versátil capaz de adaptarse frente a cualquier situación. No solo se encarga de la gestión de documentos sinó que permite crear flujos de trabajo que puede ayudar a descongestionar múltiples tareas.
Te invitamos a ver el Webinar sobre cómo Gestionar documentos de RRHH, dirigido por Juan Garcia.