En el mundo digital actual, las empresas deben ser más productivas y eficientes que nunca. A medida que las empresas aumentan su presencia en línea, también necesitan encontrar formas de administrar notas de gastos, documentos y firmas de manera oportuna.
Afortunadamente, hay muchas soluciones disponibles que pueden ayudar a agilizar los procesos comerciales para aumentar la productividad y la sostenibilidad. Una de estas soluciones es el uso de firmas digitales y sistemas de gestión de documentos como Docuware.
¿Qué es Docuware?
Docuware es un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) que ayuda a las empresas a capturar, almacenar, procesar, recuperar y compartir documentos de forma rápida y segura.
Ofrece a las organizaciones una plataforma para administrar sus documentos de manera eficiente para que puedan acceder rápidamente a la información cuando sea necesario.
Con su interfaz de usuario intuitiva y potentes funciones como la automatización del flujo de trabajo y el procesamiento de formularios electrónicos, Docuware facilita a las empresas el seguimiento de sus documentos sin problemas.
Además, permite a los usuarios agregar firmas digitales a los documentos para que puedan firmarse electrónicamente de forma segura.
Al utilizar un sistema de gestión de documentos como Docuware junto con firmas digitales, las empresas pueden optimizar sus procesos para aumentar la productividad y la sostenibilidad.
¿Como funciona DocuWare?
Docuware está diseñado para que el proceso de gestión de documentos sea más fácil que nunca.
El Software permite a los usuarios crear carpetas donde pueden almacenar todos sus documentos de manera organizada.
Los documentos también se pueden encontrar fácilmente mediante búsquedas de palabras clave o clasificándolos según categorías como la fecha o el tipo de documento.
Mediante el uso de una firma digital, los usuarios pueden firmar documentos rápidamente de forma electrónica sin tener que imprimirlos o firmarlos manualmente en papel, lo que ahorra tiempo y dinero en el proceso.
¿Cómo puedo obtener la trazabilidad de los documentos que envío a firmar?
Para ello, DocuWare lanza la acción de firmar un documento a la plataforma RICSigner, previamente integrado al sistema, y ésta se encarga de registrar toda la trazabilidad y evidencias del documento a firmar.
Si analizamos el caso de un documento con firma remota, en las evidencias podremos extraer información útil como el estado del correo, si lo ha recibido, el número de veces que lo ha abierto, el registro de hora de firma, los datos del firmante, fecha de rechazado, etc.)
Información en tiempo real y de gran valor para llevar una buena gestión del tiempo.
RICSigner también se puede usar de manera independiente o bien integrándola en otros sistemas exitentes dentro de la Organzización.
Integración Nativa con otras soluciones
Además, Docuware se integra a la perfección con otras aplicaciones como clientes de correo electrónico o software de contabilidad para que los usuarios puedan transferir fácilmente datos entre diferentes sistemas sin tener que volver a ingresar la información, lo que nuevamente ahorra tiempo y dinero.
Facilidad de uso compatible con cualquier nivel usuario
La interfaz de usuario intuitiva, junto con las potentes funciones, facilita a las empresas de todos los tamaños realizar un seguimiento de sus documentos al tiempo que garantiza un acceso seguro a través de firmas digitales.