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¿Cómo potenciar los departamentos de una empresa?

¿Cómo potenciar los departamentos de una empresa

El pasado 16 de noviembre hablamos de las diferencias o igualdades de un BPM vs ECM y hoy nos gustaría explicaros de qué manera RICSOFT está ayudando a potenciar los diferentes departamentos de una empresa.

Como ya sabéis, RICSOFT, es la división de Reprografía Industrial (RIC), donde integramos la transformación digital con nuestras distintas soluciones de BPM, ECM, ERP, Firma Digital y RICSoft.

Con estas diferentes soluciones estamos dando cobertura a cualquier Software que requiere una empresa.

¡No os asustéis!

No estamos pretendiendo abordar todos los departamentos de golpe, ni mucho menos.

De hecho somos los primeros en frenar muchas veces a nuestros clientes, para ir de forma progresiva y solucionando o mejorando los diferentes departamentos de forma gradual, según el grado de dolor que éste esté causando.

Os explicaremos que departamentos deberías priorizar, de qué manera están trabajando, y como estamos mejorando o aplicando la Transformación Digital.

Departamento de Finanzas

Uno de los departamentos que más afecta en un proceso de Transformación Digital, es el de Finanzas, el cual podríamos decir que siguen trabajando casi hasta un 91% en papel.

Un ejemplo de flujo de trabajo tradicional diario sería:

  • Recibimos una factura a papel o correo electrónico
  • Si ésta es por correo, se imprime para realizar un flujo de aprobación en papel.
  • Llega a contabilidad, donde se introducirá el contenido manualmente en el ERP.
  • Se archiva en un archivador AZ, adjuntando el resto de documentos como pueden ser albaranes, mails, etc.

Lo curioso es que este proceso se convierte en un flujo costoso, en especial de tiempo, también por error humano, por lo que no resulta una dinámica eficiente a final de mes.

Cómo hemos visto en otras entradas de Blogs, debemos distinguir muy bien el concepto de Transformación Digital y la Digitalización, para poder saber en qué punto nos encontramos.

De una manera muy resumida podemos decir que el concepto de digitalización seria, convertir un documento en digital, mientras que la transformación digital implica hacer todo el proceso en digital, de principio a fin.

Una vez aclarado este punto, ¿Cómo sería el flujo de trabajo si el departamento de finanzas ya estuviera transformado digitalmente?

Simplificado. Es decir, para los documentos que ya nos llegan en formato digital, por ejemplo el correo electrónico, lo que haríamos simplemente sería monitorizar el mail.

Automatizar las acciones de archivados y a la misma vez, crearíamos un flujo de aprobación totalmente en digital.

Y para todos aquellos documentos que sigan llegando en formato papel, lo que haríamos sería digitalizarlos para que entren en este flujo digital y de forma certificada para su posible destrucción.

/ De esta manera logramos:

  • Reducir costes de impresión, papel y maquinaria
  • Tiempos en búsqueda de documentos, siendo así inmediata
  • Consultar la trazabilidad de todo el documento.
  • Evitar archivarlos en el archivador AZ, manteniéndolo en un almacenamiento centralizado certificado por la AEAT.

Departamento de RRHH

En el departamento de RRHH también se trabaja con mucho papel, pero sí que es verdad que hace unos años, hubo un cambio con las nóminas.

Antes se entregaban en papel y en mano y ahora lo más habitual, es que se entreguen en formato digital y se envíe por correo electrónico.

Por ejemplo, nosotros una de las soluciones más comunes que ofrecemos a nuestros clientes es crear un portal de terceros, para que puedan enviar este tipo de documentos de forma automatizada, certificada y de manera independiente.

De tal modo que si la asesoría nos envía las nóminas en un bloque conjunto, el sistema lo reconoce y lo envía individualmente a cada trabajador de manera certificada.

¿Qué documentos suele firmar un departamento de RRHH?

Seguido de finanzas, es un departamento que gestiona muchísima documentación, como contratos laborales, bajas, altas, nóminas, etc.

Cada uno de los documentos son firmados por la Empresa/Trabajador. Eso quiere decir que se generan distintas copias de cada documento, quedando archivados de por vida y generando problemas de espacio y horas perdidas en búsqueda de información.

¿Qué solución podemos aplicar para el departamento de RRHH?

Proponemos ejecutarlo de manera digital, trabajando con un Gestor Documental con un Software de Firma Digital.

De esta manera evitaremos generar papel y podremos gestionar la trazabilidad de los documentos, pudiendo consultar cómodamente cualquier información o historial de cada persona de una manera centralizada.

¿Cómo gestionar el control horario?

Por otro lado, el famoso control horario. Hasta hace pocos años, solo lo hacían algunas empresas, pero desde que se impuso a nivel nacional todas las empresas están obligadas a registrar el horario laboral de los trabajadores y generar un informe mensual que tiene que validar el propio trabajador.

/ Recursos para el control horario:

Nuestros desarrolladores generan un Workflow exclusivo de aprobación a nivel documental, para que cada trabajador lo pueda validar de manera online.

Toda esta documentación queda guardada de manera automatizada en el gestor documental (ECM), indexada, centralizada y cumpliendo con la LOPD/GPDR, siendo accesible únicamente por las personas que tienen permisos.

Departamento Comercial

El departamento comercial, habitualmente trabajan con un CRM incluido en su ERP, pero también nos encontramos que utilizan herramientas externas.

Este departamento suele ser un tanto peculiar, ya que suelen trabajar con un Software totalmente diferente al del resto de la empresa.

Tenemos que tener muy claro que es un departamento que vende imagen, puesto que tiene mucho contacto con el cliente final.

Los distintos documentos que entreguen los comerciales, pueden llegar a estar automatizados, unificados, centralizados y con control de versiones. Todo esto lo podemos integrar en un Gestor documental y vincularlo con el CRM, para dejar registrada toda la actividad comercial con la documental.

Y no solo hablamos de ofertas, si no, tendríamos unificado de un mismo cliente la oferta, el pedido, contratos, LOPD, etc. Pudiendo firmar todos estos documentos de forma digital para reducir el papel.

Departamento de Logística

Otro departamento el cual solemos ayudar muchísimo y generalmente está poco automatizado, es el departamento de logística.

Hoy en día también suelen utilizar mucho papel para realizar cualquier gestión, y tanto sea grande o pequeño el departamento, tenemos recursos para ambos.

Recursos para departamentos pequeños:

Nos encontramos normalmente en departamentos pequeños, una flota de 1 a 3 vehículos que hacen unos 5 repartos al día. En este caso el procedimiento es bastante sencillo de abordar.

/ Primero lo que haremos será:

  • Dar una tableta al transportista para que pueda firmar cualquier tipo de documento con el cliente.
  • La firma lo que hará será guardar la geolocalización, trazabilidad, velocidad y presión de la firma.
  • Una vez el documento esté firmado, se informa automáticamente al ERP, ofreciendo de este modo una información automatizada, inmediata y segura.

/ Beneficios:

La empresa gana más liquidez, ya que una vez firmado el albarán y confirmando la entrega, podremos enviar la factura de forma inmediata y en el plazo establecido.

También daremos, en caso de una reclamación, una rápida y segura respuesta a nuestro cliente, ganado de este modo en la imagen de la empresa, y evitando tener que realizar ninguna devolución a destiempo o por no tener el control instantáneo.

Recursos para departamentos grandes:

Aquí ya nos encontramos una flota de vehículos más amplia y con varios repartos al día, que requiere una de una sincronización y efectividad impecable.

Para ello requiere de una asesoría completa para analizar el flujo de trabajo actual y empezar a diseñar una estrategia inteligente para que todos los factores encajen sin error para aumentar el éxito de cada entrega y gestión.

Departamento Técnico

Suele ser un departamento donde la principal problemática nos la encontramos en la parte de calidad y de flujos de trabajo.

La solución que nosotros proponemos es resolver estos problemas, dando la posibilidad de guardar toda la información en un archivador central.

Quedará registrado con las versiones pertinentes, sabiendo en todo momento quién ha modificado los documentos y ver el rastro de todos los cambios en pantalla.

Todo esto siempre habilitando permisos a quien corresponda, ya que unos podrán ver toda la información completa y otros, en cambio, lo podemos limitar a visualizar o editar.

Por lo que, si lo ejecutamos de esta manera, podemos generar un expediente técnico muy completo, tan solo creando Workflow específicos para el departamento.

Departamento de Producción

Departamento el cual trabaja con órdenes de trabajo (OT) habitualmente en papel, causando así un problema a la hora de saber el estado actual de los diferentes trabajos que se están haciendo.

Un departamento donde el trabajo es muy colaborativo y en ningún momento sabemos, cuando, quien ha ejecutado o está realizando esa faena, puede ser un impedimento.

Si tuviéramos el sistema transformado digitalmente, podríamos saber en todo momento y de forma centralizada, el estado de cada proceso, quien ha intervenido, cuando ha intervenido y sus posibles anotaciones.

Dejar ese proceso en papel, nos daría mucho trabajo a posteriori.

En muchos casos se traslada esa información de manera manual a un sistema central, y si quisiéramos tener esos documento en nuestro sistema, alguien tendría que introducir de manera manual todo el texto introducido, donde el primer problema puede ser no entender la letra de la persona que ha escrito.

Posteriormente, no tener que acudir a buscar el papel, puede ser uno de nuestros mejores beneficios.

¿Te ayudamos a potenciar los recursos de tu departamento?

Si quieres ampliar la información y quieres que hablemos de algún departamento en especial, no dudes en contactar con nosotros.

También puedes ver nuestro Webinar sobre Soluciones tecnológicas para cada departamento.