Una de las principales inquietudes que presentan las empresas, es la gestión de las facturas entrantes.
En RIC.SOFT tenemos amplia experiencia en la gestión de procesos empresariales y uno de los más habituales suele ser el de la gestión de facturas, sean de salida o entrada.
Una factura de salida no suele ser un problema documental para la empresa que la emite, pero sí que puede representar un problema para la empresa que la recibe ya que ésta no se basa en un estándar y cada una de ellas difiere en su aspecto incluso formato.
Es decir, la factura no es estructurada y no son todas iguales. Sabemos entonces que una factura no es más que un justificante por la entrega de unos bienes o por unos servicios prestados.
La incorporación del mundo digital nos ha llevado a la factura electrónica y cada vez son más las empresas que implantan esta tecnología, unas por la evolución de sus sistemas y otras forzadas por las mejoras y requerimientos de otras.
Entonces, ¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica no es más que la equivalencia a una factura tradicional.
Cabe destacar que la emisión de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario, por tanto, es una alternativa legal a la tradicional en papel.
Su legalidad es la misma, pero requiere de una configuración especial y una serie de información obligatoria.
Toda esta información se detalla en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, BOE-A-2012-14696. En el decreto se habla concretamente de expedición, tipos de factura, contenido, plazos, conservación y otros puntos que por menores que sean no se pueden obviar.
Los beneficios de implantar la factura electrónica son muy importantes, en especial para las PYMES.
La autenticidad y la integridad de una factura se basan en general mediante una firma electrónica, por un intercambio electrónico de datos EDI y por los controles de auditoria habituales.
Tipos de facturas
Existen dos tipos de facturas electrónicas, las estructuradas y las no estructuradas.
La diferencia de ambas está en que la factura estructurada facilita su tratamiento automatizado mientras que la no estructurada se basa más en un reconocimiento de la misma por sistemas OCR.
A) Facturas estructuradas
Los datos que contienen se generan automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y se tratan de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos son los que utilizan el lenguaje XML como UBL o Facturae.
B) Facturas no estructuradas
Se trata de una imagen de la factura tradicional en formato electrónico pero que incluye la firma digital acreditativa del emisor. Su automatización se efectúa mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En su absoluta mayoría las facturas tienen un formato PDF.
¿Podemos automatizar el proceso de contabilización
¡Sí! En RIC·SOFT tenemos amplia experiencia en la automatización de procesos, es decir, en la contabilización automática de facturas y todo esto mediante el uso de nuestro Gestor Documental combinado con el ERP de cada cliente.
En este vídeo podemos ver una demostración, de cómo automatizar un proceso de contabilización, utilizando un Gestor Documental como Docuware y el ERP de SAP.
Somos especialistas en el tratamiento automatizado de la información.
Una de nuestras especialidades está en centralizar la documentación en un único repositorio de datos y que este sea accesible para los usuarios desde su ERP, de esta manera, toda la documentación se encuentra relacionada.
No dudes en contactar con nosotros, seguro que podemos ayudarte y mejorar tus procesos de negocio.