Seguro que más de una vez has tenido que viajar por trabajo o incluso te has pasado todo el día en la calle, generando y guardando todos los recibos que consumes para finalmente acabar en la mesa del de RRHH, financiero o administración.
Por lo que nosotros te decimos que dejes de guardar los tickets de gastos y empieces a digitalizarlos.
¿Cómo resolvemos esa problemática?
Habitualmente son las empresas dedicadas a la prestación de servicios, derivados a la realización de faenas externas que suelen generar grandes cantidades de tickets o comprobantes de pago, que el trabajador tiene que guardar hasta que lo pueda liquidar.
Pero, ¿Cuantas veces se han perdido tickets, se han roto o simplemente se ha borrado la tinta?
Seguro que la respuesta habitual para todos es… Muchas veces.
Pero, ¿Tengo que guardar todos los papelitos de comprobantes / tickets en un lugar seguro?
La respuesta a la pregunta es NO.
Gracias a las soluciones de Gestión Documental o soluciones de gestión de tickets como Okticket, podremos prescindir de guardar físicamente el comprobante de pago y tener a buen recaudo nuestra documentación relacionada a gastos.
Esa documentación, la tendremos archivada en nuestro sistema, en formato digital aportándonos la comodidad y tranquilidad de que los tickets han sido almacenados en el sistema de manera segura.
¿Qué dispositivos o requisitos necesitamos para digitalizar los tickets de manera correcta?
Simplemente necesitamos un dispositivo móvil (teléfono móvil, tableta, etc) y una implementación del software de solución documental o sistema de tickets, homologado por la AEAT.
El dispositivo móvil, será el encargado de realizar una fotografía del ticket, que hará la función de digitalizar el documento.
Una vez ya digitalizado y transferido dentro al sistema, en el caso de un gestor documental como DocuWare, aplicará un proceso de control de gastos.
Éste seguirá un procedimiento de validación mediante herramientas de flujos de trabajo, que se encargarán de automatizar el proceso y hacer llegar la tarea al usuario encargado de nuestra organización empresarial.
El trabajador puede tener organizados sus tickets y el departamento apropiado a tal tarea, puede tener controlada la gestión de liquidación para aplicarla al momento concreto y en tiempo real.
Llevando a cabo esta implementación, solucionamos la problemática y a la vez mejoramos el seguimiento.
De acuerdo a todo lo que se ha ido comentando en este artículo, lo que hacemos es digitalizar nuestro comprobante y el proceso entra en un flujo de trabajo (WorkFlow) apropiado para llegar a gestionar el proceso.
Pero… ¿Puedo destruir el documento (papelito) original una vez procesado en el sistema de gestión?
Pues la respuesta a este planteamiento es que SÍ.
Este procedimiento está sujeto a las normativas legales presentes y podremos destruir con total seguridad el comprobante físico una vez lo hayamos introducido al sistema gestor documental.
Esta ha sido una esquematización de llevar un control de gastos varios.
Pero tal como se ha considerado sobre este aspecto, existen otros escenarios o procedimientos. Si los desgranamos en procesos más pequeños, podemos implementar la solución documental o de automatización más idónea a nuestro ámbito de trabajo.
¿Te invaden los tickets de gastos?
Escríbenos hoy mismo para que un especialista te muestre una pequeña demostración sobre DocuWare o Okticket.