Como hemos visto en distintos artículos, DocuWare es una plataforma activa en constante evolución a la que se adapta constantemente a los tiempos actuales. Es por eso que hoy os venimos a presentar las últimas novedades que nos aportará trabajar con la nueva actualización DocuWare 7.8.
- Características Principales de la versión 7.8.
- Conexión de DocuWare a Microsoft Teams
- Papelera: Restaurar documentos por su cuenta
- Cálculo de contenido de los campos de los formularios
- DocuWare para el Trabajo diario
- Tablas de índice para la APP de DocuWare
- Términos de búsqueda de texto completo resaltados en el Visor para las integraciones
- Idiomas
1.Catacterísticas principales de esta versión 7.8.
1.1. Conexión de DocuWare a Microsoft Teams
La integración nativa de Microsoft Teams en DocuWare ya está disponible para los clientes que tengan un sistema de DocuWare in situ.
💡 ¿Cuándo resulta útil?
- En este caso, puede archivar los documentos de forma segura en DocuWare mientras la reunión aún está en curso, de modo que todos los empleados autorizados puedan acceder a ellos.
- Puede archivar la oferta de un proveedor y ponerla a disposición del grupo del proyecto en Microsoft Teams mediante un vínculo de DocuWare.
✅ Ventajas:
- Los documentos son fáciles de encontrar, incluso en contexto con otros documentos empresariales, en lugar de estar dispersos en chats y mensajes de canal
- Los documentos compartidos en Teams quedan archivados para su consulta en auditorías.
- No es necesario que salga de DocuWare para compartir documentos
- Los documentos compartidos a través del vínculo permanecen protegidos en Microsoft Teams por los permisos definidos en DocuWare
Una integración muy necesaria para que todos los documentos comparticos en chats y canales de origen Teams, queden centralizados en un único Gestor Documental.
1.2. Papelera: Restaurar documentos por su cuenta
Esto permite a los usuarios y administradores recuperar fácilmente los documentos si se eliminan por accidente.
La papelera se utiliza como destino en todas las operaciones de eliminación: tanto en la bandeja como en el archivador, tanto en operaciones manuales como automatizadas, lo que también incluye las políticas de eliminación.
De este modo, solo se puede acceder a los documentos eliminados desde la papelera y quedan excluidos de las búsquedas, los flujos de trabajo y los procesos automatizados.
💡 ¿Cuándo resulta útil?
Un usuario ha eliminado accidentalmente un documento en DocuWare. Con uno par de clics, o bien por una política de eliminación mal configurada ha eliminado demasiados documentos de un archivador.
✅ Ventajas:
- Autoservicio y recuperación inmediata de documentos eliminados accidentalmente por el usuario.
- Con DocuWare Cloud, se pueden restaurar documentos sin ayuda del servicio de asistencia de DocuWare y, en el caso de las versiones in situ, sin necesidad de acceder a la copia de seguridad local del cliente.
- Más seguridad para los documentos de la bandeja, cuya eliminación no puede impedirse mediante el control de derechos.
1.3. Cálculo de contenido de los campos de los formularios
Ahora puede guardar un cálculo automático para los campos numéricos de los formularios. Por ejemplo, puede sumar las entradas de los usuarios en otros campos y mostrar el total en un campo adicional de solo lectura.
💡 ¿Cuándo resulta útil?
- En un formulario de gastos de viaje, el empleado introduce el número de kilómetros recorridos. Otro campo le muestra inmediatamente el importe del reembolso que puede esperar. En segundo plano, el número de kilómetros introducido se multiplica por el importe de reembolso por cada kilómetro como valor fijo.
- Además, el empleado introduce los importes de otros gastos en los que ha incurrido durante el viaje de negocios.
- El total general también se transfiere a un campo de índice para que esté disponible directamente para su procesamiento posterior. En el flujo de trabajo, por ejemplo, la solicitud de reembolso puede enviarse a dos personas para su aprobación una vez alcanzado un determinado importe.
✅ Ventajas:
- Puede utilizar entradas numéricas para otros cálculos al rellenar el formulario.
- Más inteligencia para los formularios.
- Se evita la posibilidad de errores humanos en los cálculos, lo que puede ahorrarle un tiempo muy valioso al personal.
- Procesamiento posterior más rápido de los documentos (solicitudes, etc.), ya que los valores calculados se utilizan como entradas de índice.
2. DocuWare para el Trabajo diario
2.1. Tablas de índice para la APP de DocuWare
La actualización más reciente de la aplicación DocuWare admite tablas de índice en dispositivos móviles. Las entradas de índice de los campos de tipo tabla pueden visualizarse y modificarse. Se pueden eliminar las filas existentes de las tablas de índice y añadir filas nuevas.
2.2. Términos de búsqueda de texto completo resaltados en el Visor para las integraciones
Reconocimiento inmediato de los términos de búsqueda en los documentos, además de tener la capacidad de saltar de un término a otro.
2.3. Idiomas
Ya disponible en 24 idiomas. incorporándose el idioma esloveno y vietnamita.