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El Sector Logístico apuesta por la Gestión Documental

El Sector Logístico apuesta por la Gestión Documental

Hoy hablaremos de cómo el sector logístico apuesta por soluciones como la Gestión Documental para agilizar todos sus procesos. Uno de los sectores empresariales donde utiliza constantemente el papel, para desempeñar determinados procesos de tareas.

A consecuencia del aumento de las ventas on-line ha provocado un incremento en el número de expediciones diarias en comparación a los últimos 10 años.

Tan solo pensar en ese incremento de expediciones, se incrementa la generación de “papel en mano” para realizar la tarea logística.

¿Puedo utilizar una herramienta de automatización de flujos de trabajo como gran apoyo de la distribución logística?

Con toda certeza, y como expertos en la materia, afirmamos la respuesta en un sí.

Usando un sistema gestor documental (ECM), gestor de procesos (BPM) o ERP, todos los procesos estarán automatizados y en consecuencia el número de errores será muy bajo.

Cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir.

Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico, una gestión documental.

Estos documentos van asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio “papeleo legal” al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En la actualidad, la implantación de la gestión documental es sinónimo de eficacia, eficiencia, aumento de la productividad y ahorro de recursos humanos y materiales.

Incluso las fases propias del ciclo de documentos pueden ser equiparadas y adaptarse a las fases del ciclo de la mercancía:

  • Captura: registro de la compra, el pedido o el producto en el sistema
  • Gestión, Almacenamiento y Preservación: gestión de stock
  • Distribución: proceso de reparto de la mercancía a su destinatario.

Partiendo de la conexión establecida entre gestión documental y logística, ya se puede considerar de forma más clara cómo la logística podría valerse de la gestión documental informatizada para llevar a cabo las fases de su flujo de información.

Cómo el Sector Logístico apuesta por la Gestión Documental

  • Los usuarios, incluidos los proveedores, acceden a su espacio de trabajo en el sistema informatizado de gestión logística.
  • La localización física de las piezas o productos en el almacén puede realizarse mediante la búsqueda de su signatura topográfica en el sistema informático.
  • Como ocurre con los documentos, los productos almacenados pueden disponer de un código de barras, lo cual permite controlar las existencias escaneando el código de barras o bien mediante el sistema de radiofrecuencia RFID.
  • Las operaciones de distribución se pueden racionalizar mediante un calendario informatizado que controle las fechas de envío de productos.

La importancia de los flujos de trabajo o WorkFlows

Los flujos de trabajo o Workflows son un conjunto de secuencias de pasos o actividades automatizadas estructuradas, que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para el logro de un objetivo.

Incluyen la actividad por la que se crean, las acciones a realizar, los participantes en el proceso y el orden temporal de realización de las actividades.

Aplicados a la logística de almacén y la distribución de productos, 

Se utilizan para gestionar todos los pasos necesarios para completar el flujo de la mercancía: desde que un producto se crea y almacena, hasta que es transportado y distribuido.

Con esta medida conseguimos disponer de un proceso “sin papeles”.

Su utilización ofrece mejoras en el funcionamiento de la empresa al ofrecer un control exhaustivo de las áreas de producción de la entidad, como por ejemplo en las cadenas de montaje o en aquellos casos en los que varios departamentos tienen que coordinarse para crear un producto.

En definitiva, se trata de un planteamiento racional y eficiente que garantiza la cobertura de todos los procesos empresariales necesarios para conseguir la satisfacción del cliente, gracias al conocimiento que aporta sobre el comportamiento de los productos a lo largo de todas las fases del proceso logístico.

La tecnología BPM está integrada como un motor de creación de flujos de trabajo en las principales soluciones actuales de gestión documental.

Permite diseñar flujogramas como base para la comunicación entre los miembros encargados de llevar a término un proceso.

Se puede automatizar cualquier actividad de negocio que esté constituida por fases, ya estén implicados productos o documentos.

Las principales ventajas de la utilización de workflow para controlar el proceso logístico son:

  • Centralización de las gestiones y visualización del rendimiento de los procesos.
  • Ahorro de tiempo e incremento de la productividad y la eficiencia.
  • Cumplimiento de las normas y los procedimientos de trabajo.
  • Detección de “embotellamientos” y eliminación de duplicidad de tareas.
  • Evitar del extravío de documentos y/o productos.
  • Control del trabajo y determinación de responsabilidades.
  • Simplificación de la auditoria de procesos y elaboración de estadísticas de mejora.

Como siempre, todo el equipo de RICSOFT estamos a vuestra disposición para resolver cualquier duda sobre transformación digital.