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Proceso de selección de un ERP

Proceso de selección de un ERP

Si estás inmerso en un proceso de selección de un ERP, te habrás dado cuenta de que no es una tarea fácil de resolver.

En este artículo te detallamos las etapas habituales que suele pasar el encargado de encontrar el ERP ideal para su empresa. Empezando primero por entender qué es un ERP.

¿Qué se suele entender por un ERP?

El verdadero significado de un ERP

Un ERP es un sistema, que como define su propio nombre nos debe ayudar en la planificación de recursos empresariales, es decir, recursos logísticos, financieros, humanos, productivos,… a través del manejo inteligente, eficaz y solvente de la información que dispone el propio sistema y que con el día a día de la compañía se va nutriendo de nueva información.

Esta información, que sólo en la base de datos del sistema no tiene más sentido que la gestión propia del día a día, es decir, la posibilidad de realizar facturas, contabilizarlas, realizar balances y controlar horas y horarios nunca debe ser el objetivo final de un ERP.

Éste debe ser el tratamiento inteligente de esta información, que con el quehacer diario disponemos y que se trata de una verdadera joya para la toma de decisiones.

¿Qué debemos esperar de un ERP?

El ERP debe ser capaz de mostrarnos resultados sobre nuestra gestión empresarial tanto para la toma de decisiones inmediatas como estratégicas en el tiempo.

  • Las decisiones inmediatas deberían estar soportadas por un elenco de KPI’s encuadrados en un cuadro de mando estudiado, resolutivo y personalizado para cada compañía.
  • Y para las decisiones estratégicas deberíamos disponer de información tratada sobre herramientas de Business Intelligent para que no tan solo nos muestre tendencias históricas sino proyecciones basadas en conocimiento.

¿Tienes dudas sobre la elección del ERP?

Si la respuesta es afirmativa, no te agobies, es normal.
Más del 89% de las empresas que están en búsqueda activa de un ERP, recurren a expertos de Transformación Digital para obtener una visión clara y profesional sobre el gran cambio que quieren implantar.

Cuando ya asumimos este tipo de premisas la selección de un ERP se complica y empiezan a surgir dudas de cómo realizar la selección.

Es probable que más de uno y de dos se hayan visto envueltos en un proceso de selección de un ERP para su compañía. Someterse a un proceso de este tipo no parece una labor complicada hasta que uno se encuentra en plena vorágine.

Existen gran cantidad de ERPs, desde los más populares y reconocidos como SAP hasta los ERPs localistas pasando por los especializados en un sector en concreto. 

El catálogo de ERPs es tan amplio, que siempre aparecen más dudas

Una vez hemos empezado con el proceso de selección empezamos a darnos cuenta de que el abanico de posibilidades, sin ser infinito es mucho más amplio de lo que hubiéramos supuesto a priori.

Y con esta evidencia se nos empiezan a plantear un sinfín de dudas:

La primera duda que se nos plantea es: 

1. ¿Qué ERPs elijo para el proceso de selección?

La respuesta a este planteamiento será determinante en el resultado final, ya que no podremos plantear un proceso de selección con todas las soluciones del mercado, por lo que deberemos elegir entre 4 y 7 para una primera fase de purga para quedarnos solo con tres para la fase final de selección.

Esta primera gran duda que se nos plantea no es de fácil solución.

A priori nos responderíamos,

¿Por qué reducir únicamente a unos 5 postores?

  • La respuesta es fácil, por un tema de efectividad, agilidad y eficacia.

Pero lo realmente importante y que será determinante en este proceso de transformación digital es:

2. ¿Cuáles elijo para esta primera criba?

Y esta respuesta ya sí que es mucho más difícil de responder.

Seguramente que será nuestra segunda, tercera o tal vez la primera ocasión en toda nuestra vida laboral que debemos enfrentarnos a una decisión de este tipo. 

Decisión de la que sabemos que será determinante para el sostenimiento y crecimiento de la compañía.

Así que nuestra decisión, de momento sólo la inicial para la primera criba, ya nos cuestiona problemas puesto, que no disponemos de experiencia al respecto y probablemente poco conocimiento.

Si en todo caso consiguiéramos superar este hándicap, luego surgen una retahíla de nuevas preguntas:

  • ¿Estamos en condición de poder seleccionar la mejor herramienta para mi compañía?
  • ¿Qué debería tener en cuenta?
  • ¿Daríamos mayor peso a la funcionalidad?
  • ¿Exigiríamos que la funcionalidad se adaptara a nuestras prácticas o, por el contrario, nos adaptaríamos a las mejores prácticas de la solución?
  • ¿Tendremos en cuenta la evolución de la solución?
  • ¿Cuánto tiempo debería de acompañarnos en el tiempo la solución elegida?
  • ¿Qué garantías de acompañamiento nos ofrecen?
  • ¿Puedo enlazar la solución con verticales y medidas propias del sector?
  • ¿Dispondré de enlaces dinámicos y en tiempo real con otras soluciones departamentales de la compañía?
  • ¿La solución debe de disponer de movilidad? Y en todo caso surgiría una nueva duda: ¿Qué tipo de movilidad necesito y que actores deberían disponerla?
  • Otras…

Y así podríamos seguir con una ristra casi interminable de dudas razonables que nos surgirán cuando nos enfrentemos a la selección de una herramienta que nos deberá de apoyar en la toma de decisiones de la compañía, así pues, estamos hablando de una herramienta estratégica.

El asesoramiento profesional es clave para la elección de un ERP

Como cuando nos enfrentamos a decisiones inversoras, financieras, técnico-productivas o de cualquier otra índole dentro de la compañía.

Acudimos a los profesionales adecuados a que nos aconsejen desde su conocimiento y experiencia, la recomendación en un proceso de selección de un ERP también deberíamos acudir a expertos en la materia.

En RICSOFT nos dedicamos a colaborar con nuestros clientes en este tipo de selecciones, puesto que somos consultores en transformación Digital.

Escuchamos, hablamos, intercambiamos opiniones, puntos de vista y necesidades de nuestros clientes para poder, desde nuestra experiencia y conocimiento, poder colaborar con las compañías en la selección de las herramientas empresariales necesarias para poderse garantizar un futuro sólido en su toma de decisiones tanto inmediatas como estratégica.